笑屋の同窓会

まず始めに開催する同窓会のコンセプトを決めましょう。

会のコンセプトは必須ではないですが、 ”30歳記念” や ”卒業20周年記念” などの冠があった方が会のプレミア度が増し、 訴求力が上がります。そして、そのコンセプトに合わせて同窓会名もつけてみましょう。

• 祝！卒業20周年記念○○高校10期生同窓会
• ○○（都市名など）会
• ○○festa！〜大人のタイムスリップ〜
• 30歳の成人式など

規模の大きな同窓会では、一人で全てを行うのは難しいので、 複数人の幹事のメンバーを集めましょう。集める際は、自分の周りの仲の良かった友人ばかりではなく、 性別・クラス・部活など様々なカテゴリーから幅広く誘ったり、 交友関係の広い友人に声をかけるようにしましょう。

幹事の適正人数は、コミュニティーにもよりますが1クラスに2名前後、 それとは別に代表幹事を全体で1名か2名立てるのが、良いでしょう。

開催規模にもよりますが、同窓会の準備期間は少なくとも3〜4ヶ月以上は想定しましょう。 地方開催の際は、G.W・お盆・年末年始等同窓生の帰省に合わせると多くの同窓生が参加しやすくなります。

また、開催日を大安や友引など日柄が良い日に設定すると、 結婚式とブッキングしてしまう同窓生が出てきたり、 ホテルやレストランの会場予約が困難になる可能性もあるので、日柄の良い日を避けるのはポイントです。

開催時期が決まったら、大まかなスケジュールを立てていきましょう。

会場が決まったら、会費を設定します。

飲食代だけで会費設定をすると幹事は赤字になってしまいますので気をつけましょう。 参加人数が少ない時やドタキャンを想定し、会費を少し高くしておくのもポイントです。

また、一般的な会費相場ですが、大規模な同窓会では 6,000円〜10,000円 と言われていますので、 その金額の間で会費が収まるようにしましょう。

学校から支援金でもない限り、開催での唯一の収入は当日の参加者が支払う会費のみです。

したがって、開催前に掛かる案内状の印刷費や発送費、 会場の予約金や当日準備する式次第や名札の費用は、全て幹事が事前に立て替えなければなりません。

声をかける人数が 200 名以上の同窓会では 10万円を超えるケースもありますので、 その場合は幹事メンバーで分担するといいでしょう。

卒業してからの年月やその地域の区画整理状況によっては、 多くの案内状が不着で戻ってきてしまうことがあります。

そのような転居先不明者に関しては、専用のHPやブログ・SNSを利用して、 同窓生からの情報を募る方法が効率的です。

もし、それが難しければ電話やメールを中心に人づてに連絡先をたどっていき、 一人でも多くの同窓生に情報を伝えるようにしましょう。 有名になっている方はインターネット検索でヒットする可能性もあります。

当時お世話になった先生方に声を掛けるか迷われる幹事さんもいますが、声を掛けることをオススメします。

在学中に先生にお世話になった気持ちや思い出は人それぞれ違い、 『○○先生がくるなら、参加したい！』という同窓生もいますし、 先生方も『教え子たちの同窓会に誘われることは先生冥利につきる』と言ってくださる先生も実際は多いです。

先生方への呼びかけは往復ハガキか手紙にて発送し、 投函してから三日程したらフォロー電話をいれるのがベストでしょう。

連絡の取れない先生がいる場合には、同窓生に情報を求めたり、 母校経由で現在赴任している学校を教えてもらい、その学校に案内状や電話で連絡する方法があります。

出欠の返事はハガキ・TEL・メール・SNSなど、あらゆる手段から複数の幹事にそれぞれ連絡がきますので、 リストやWEBサービスを利用して、幹事メンバー全員が常時共有できる状態にするのが重要です。 また、『誰が参加するのか確認してから参加したい』という同窓生も多いので、 非公開グループで情報共有やコミュニケーションがとれるWEBサービスを利用されるのはオススメです。

尚、締切後は会場への人数報告を行いますが、 締切時点で返事が曖昧な同窓生を参加でカウントしてしまうと、 飲食代の余剰で赤字になってしまう場合がありますので、 会場への人数報告は確実にくる人数を報告しましょう。

いよいよ同窓会本番です！幹事メンバーは少なくとも受付1時間前には会場入りし、準備にはいりましょう。 開演前は段取りの最終確認と幹事メンバーの士気を高めるためにミーティングを行いましょう。

同窓会をスムーズに進行する為に、司会を担当する方が必要になります。

同窓会の司会は、結婚式のようなかしこまった司会は必要なく、 簡単にプログラムを読み上げる程度の簡単な緩い司会で十分です。歓談中心の進行をしましょう。

また歓談中は、幹事メンバーで手分けして、スナップ写真やクラス・部活毎の写真、仲良しグループ、 初恋の相手、全体の集合写真などなどたくさんの写真を撮りましょう。

会場精算も幹事の仕事の一つです。 会の時間をオーバーしてしまうと、追加料金が発生する場合もあるので、終了時間は厳守しましょう。

当日の急な出欠を含めた最終的な参加人数を会場担当者に伝え、集めた会費から料金を支払います。 後々の幹事メンバーでの会計報告等もありますので、明細書や領収書の受領も忘れないようにしましょう。

また、二次会等へのスムーズな移動の為にも、同窓会の終了時間までに精算を済ませておくと良いでしょう。