Step.1 事前準備 目安: 開催6ヶ月前〜4ヶ月前

会のコンセプトや名前を決めましょう

まず始めに開催する同窓会のコンセプトを決めましょう。

会のコンセプトは必須ではないですが、 ”30歳記念” や ”卒業20周年記念” などの冠があった方が会のプレミア度が増し、 訴求力が上がります。そして、そのコンセプトに合わせて同窓会名もつけてみましょう。

  • 祝!卒業20周年記念○○高校10期生同窓会
  • ○○(都市名など)会
  • ○○festa!〜大人のタイムスリップ〜
  • 30歳の成人式など

幹事メンバーを集めましょう(幹事会の開催)

規模の大きな同窓会では、一人で全てを行うのは難しいので、 複数人の幹事のメンバーを集めましょう。集める際は、自分の周りの仲の良かった友人ばかりではなく、 性別・クラス・部活など様々なカテゴリーから幅広く誘ったり、 交友関係の広い友人に声をかけるようにしましょう。

幹事の適正人数は、コミュニティーにもよりますが1クラスに2名前後、 それとは別に代表幹事を全体で1名か2名立てるのが、良いでしょう。

幹事に誘うとうまくいく人は?
  • 生徒会長
  • 部活のキャプテン
  • 当時のマドンナ
  • 現在、母校で働いている同窓生
  • etc

開催日とスケジュールを決めましょう

開催規模にもよりますが、同窓会の準備期間は少なくとも3〜4ヶ月以上は想定しましょう。 地方開催の際は、G.W・お盆・年末年始等同窓生の帰省に合わせると多くの同窓生が参加しやすくなります。

また、開催日を大安や友引など日柄が良い日に設定すると、 結婚式とブッキングしてしまう同窓生が出てきたり、 ホテルやレストランの会場予約が困難になる可能性もあるので、日柄の良い日を避けるのはポイントです。

開催時期が決まったら、大まかなスケジュールを立てていきましょう。

考慮したいスケジュール
  • 会場、開催日時、会費の最終決定をする日
  • 同窓生への告知日(メール・SNSなどでの告知)
  • 案内状発送日
  • 出欠締切日
  • 幹事メンバーでの最終打ち合わせ日

Step.2 会場予約 目安: 開催4ヶ月前

開催エリアと会場の選定を行いましょう

具体的な会場を決める前に、開催地を地元に近い駅にするか、 アクセスの良いターミナル駅にするかを決めましょう。

より懐かしさを感じるのは、より地元に近い会場ですが、 人数規模や雰囲気など条件に合う会場がない場合もあります。 開催エリアが決まったら、候補になりそうな会場をいくつか挙げて会場の仮予約をしていきましょう。

同窓会会場探し 注意すべき10コのチェックポイント!(同窓会ナビ)
http://dsknavi.com/feature/d/20120207

会場を下見して、会場を決定しましょう

WEBサイトや情報誌のみで会場を判断するのは、実際と印象が異なる場合があるので、リスクがあります。 また、会場へのアクセスやサービスの質は実際にいってみないとわからないこともあるので、会場の候補が挙がったら、できる限り下見を行いましょう。

会場候補から一つに絞り、日時も確定したら、後は参加人数の予測です。 同窓会の一般的な参加率は全体の25%と言われていますが、参加率はあらゆる要素によって左右されますので、正確な予測は不可能に近いです。

大きな会場を予約してしまうと、最低補償額により幹事が赤字になってしまう可能性がありますので、最低参加人数〜妥当な参加人数の幅で予約をするようにしましょう。 また、参加者同士がより多くの交流をもつことができ、急な人数の増減にも柔軟に対応できるよう、立食ビュッフェ形式にするのがよいでしょう。

Step.3 収支計算 目安: 開催4ヶ月前〜3ヶ月前

会費を設定しましょう

会場が決まったら、会費を設定します。

飲食代だけで会費設定をすると幹事は赤字になってしまいますので気をつけましょう。 参加人数が少ない時やドタキャンを想定し、会費を少し高くしておくのもポイントです。

また、一般的な会費相場ですが、大規模な同窓会では 6,000円〜10,000円 と言われていますので、 その金額の間で会費が収まるようにしましょう。

会費に考慮する費用
  • 会場へ支払う費用(飲食代・会場使用料・プロジェクターなど備品代)
  • 案内状 印刷・発送費
  • 当日備品代(名札やパンフレットの印刷代など)
  • 先生方への記念品代(花束・おみやげなど)
  • ドタキャン発生時などの予備費
  • 準備金を用意しましょう

    学校から支援金でもない限り、開催での唯一の収入は当日の参加者が支払う会費のみです。

    したがって、開催前に掛かる案内状の印刷費や発送費、 会場の予約金や当日準備する式次第や名札の費用は、全て幹事が事前に立て替えなければなりません。

    声をかける人数が 200 名以上の同窓会では 10万円を超えるケースもありますので、 その場合は幹事メンバーで分担するといいでしょう。

    Step.4 案内状発送 目安: 開催3ヶ月前

    名簿(住所録)を作成しましょう

    まずは卒業アルバムや文集から同窓生のリストを作成します。 Excelなどでデータ化しておくと案内状の作成の時に便利です。

    このリストに案内状を送る同窓生の現住所を調べてリストを埋めていきます。 幹事メンバー全員で多方面から電話・メール・インターネットを利用して呼びかけるのが一番効果的です。

    連絡先不明者の住所欄には、古い情報でもいいので住所が記載してあるもの (母校の同窓会事務局が発行している名簿など)を用意し、 それらの住所を記載しておくなど、できる限りのことはしてみましょう。

    また、ここで作成した同窓生リストは何年か後にまた役立つかもしれませんのでしっかり保管しておきましょう。

    データ入力時に便利なソフト
    • OCRソフト → スキャンした紙データを文字データに変換します。
    • 郵便番号変換ウィザード → 入力した住所から郵便番号を自動的に反映させます。

    案内状を発送しましょう

    案内状発送は往復ハガキを利用するのが一般的です。 差出人の幹事氏名や、母校の学校名と卒業年、時候の挨拶とともにメッセージを載せ、 開催日時、場所、地図、会費、出欠の受付窓口・出欠〆切日などを記載しましょう。

    コストを抑えてハガキ1枚で送る際は、申込窓口のメールアドレス・電話番号・FAX番号 を記載しておきましょう。 (往復ハガキの返信は保護シールをはってもらわないと、個人情報が剥き出しになってしまいますので、最近では往復ハガキでの案内は減ってきています。)

    また、恩師をご招待する場合は会費の記載をせず、当時の感謝の気持ちを添えて、同窓生とは別の案内状を用意しましょう。

    Step.5 出欠管理 目安: 開催3ヶ月前〜1ヶ月前

    転居先不明者をさがしましょう

    卒業してからの年月やその地域の区画整理状況によっては、 多くの案内状が不着で戻ってきてしまうことがあります。

    そのような転居先不明者に関しては、専用のHPやブログ・SNSを利用して、 同窓生からの情報を募る方法が効率的です。

    もし、それが難しければ電話やメールを中心に人づてに連絡先をたどっていき、 一人でも多くの同窓生に情報を伝えるようにしましょう。 有名になっている方はインターネット検索でヒットする可能性もあります。

    先生方へお声掛けしましょう

    当時お世話になった先生方に声を掛けるか迷われる幹事さんもいますが、声を掛けることをオススメします。

    在学中に先生にお世話になった気持ちや思い出は人それぞれ違い、 『○○先生がくるなら、参加したい!』という同窓生もいますし、 先生方も『教え子たちの同窓会に誘われることは先生冥利につきる』と言ってくださる先生も実際は多いです。

    先生方への呼びかけは往復ハガキか手紙にて発送し、 投函してから三日程したらフォロー電話をいれるのがベストでしょう。

    連絡の取れない先生がいる場合には、同窓生に情報を求めたり、 母校経由で現在赴任している学校を教えてもらい、その学校に案内状や電話で連絡する方法があります。

    出欠を管理し、締切後は会場へ人数を報告しましょう。

    出欠の返事はハガキ・TEL・メール・SNSなど、あらゆる手段から複数の幹事にそれぞれ連絡がきますので、 リストやWEBサービスを利用して、幹事メンバー全員が常時共有できる状態にするのが重要です。 また、『誰が参加するのか確認してから参加したい』という同窓生も多いので、 非公開グループで情報共有やコミュニケーションがとれるWEBサービスを利用されるのはオススメです。

    尚、締切後は会場への人数報告を行いますが、 締切時点で返事が曖昧な同窓生を参加でカウントしてしまうと、 飲食代の余剰で赤字になってしまう場合がありますので、 会場への人数報告は確実にくる人数を報告しましょう。

    Step.6 当日打ち合わせと準備 目安: 開催1ヶ月前〜2週間前

    プログラムと役割を決めましょう

    同窓会のプログラムでは、結婚式2次会パーティーのような余興やゲームは必要ありません。 単純に10年ぶり・20年ぶりに大人数で集まりますので、それだけでものすごい盛り上がりとなり、 話をしたい人が多すぎて基本的に司会の話も聞いてくれません(笑)。

    ただ、懐かしさがよりいっそう増すようなコンテンツはオススメで、 BGMは在学中のヒットソングや合唱コンクールで歌った曲等を流すとタイムスリップを更に加速させます。 もちろん、幹事や先生方からの簡単なスピーチは、会にメリハリがつくので必ずいれましょう。

    当日、盛り上がるプログラム
    • 当時の写真のスライドショーや映像上映
    • 校歌斉唱
    • タイムカプセル披露
    • 卒業文集の音読
    • 好きだった人ランキング など

    備品や記念品の準備をしましょう

    当日使用する物は事前に揃えておく必要があります。 尚、名札を作成する際は、独身女性の方が不快に感じられるのを防ぐために、必ず旧姓で準備しましょう。 当時のクラスやあだ名を併記しておくのもオススメです。

    プロジェクター・スクリーン・DJブースなど会場の設備を利用する場合は、 事前にテスト利用も済ませておきましょう。

    当日、必要な備品
    • 出欠確認用の参加者リスト
    • 名札
    • 色紙台
    • 簡単なパンフレット
    • 先生への贈呈品・記念品
    • 集金に使う金庫
    • おつり
    • カメラ
    • 演出に使用するもの
      • PC・プロジェクター・スクリーン・BGM など

    二次会をセッティングしましょう

    同窓会の2〜3時間というのは、ホントにあっという間に終わってしまいますので、 ほとんどの参加者が物足りなく感じます。

    そこで、幹事はあらかじめ二次会の会場をセッティングしておく必要があります。

    一次会がホテルやレストランの場合は、二次会は居酒屋等の比較的リーズナブルなお店を 一次会会場の近隣で選んでおくと同窓生も参加しやすくなります。

    また、人数予測は非常に難しいですが、二次会は一次会参加者の6割〜7割が参加することが多いです。 人数が曖昧な際はコース料理での予約はせずに、席だけの予約をするようにしましょう。

    また、時間の関係で一次会に間に合わなかった同窓生への声掛けも忘れないようにしましょう。

    Step.7 当日運営

    開演準備をしましょう(受付・レイアウト・設備の確認)

    いよいよ同窓会本番です!幹事メンバーは少なくとも受付1時間前には会場入りし、準備にはいりましょう。 開演前は段取りの最終確認と幹事メンバーの士気を高めるためにミーティングを行いましょう。

    開演前に必要な準備
    • 会場レイアウトの確認
    • 機材の確認(マイク・プロジェクター・スクリーンなど)
    • 音響、照明の確認(必要ならリハーサル)
    • 受付設置(名札・配布物・お釣りの準備など)
    • 幹事メンバーで最終打ち合わせ(役割・進行の確認など)

    会の進行をしましょう(司会進行・写真撮影)

    同窓会をスムーズに進行する為に、司会を担当する方が必要になります。

    同窓会の司会は、結婚式のようなかしこまった司会は必要なく、 簡単にプログラムを読み上げる程度の簡単な緩い司会で十分です。歓談中心の進行をしましょう。

    また歓談中は、幹事メンバーで手分けして、スナップ写真やクラス・部活毎の写真、仲良しグループ、 初恋の相手、全体の集合写真などなどたくさんの写真を撮りましょう。

    同窓会中の役割分担
    • 司会
    • 受付(遅刻者の対応)
    • カメラ
    • 設備関連(PC・音響・照明など)
    • 会計
    • フード、ドリンクの調整
    • 二次会準備 など

    会場精算をしましょう

    会場精算も幹事の仕事の一つです。 会の時間をオーバーしてしまうと、追加料金が発生する場合もあるので、終了時間は厳守しましょう。

    当日の急な出欠を含めた最終的な参加人数を会場担当者に伝え、集めた会費から料金を支払います。 後々の幹事メンバーでの会計報告等もありますので、明細書や領収書の受領も忘れないようにしましょう。

    また、二次会等へのスムーズな移動の為にも、同窓会の終了時間までに精算を済ませておくと良いでしょう。

    Step.8 開催後

    動画や写真を共有しましょう

    同窓会で撮った写真や映像は同窓生全体で共有しましょう。 不参加の方でも見れるようにWEB上で共有するのがオススメですが、プライバシーの問題があるので、 同窓生しか見れない非公開設定で共有することを忘れないようにしましょう。

    また、デジタルデータではなく、紙の写真が欲しい方も多くいますので、集合写真の配布や、予算があるならフォトブックの制作も検討されると良いかもしれません。

    先生へのお礼状を書きましょう

    ご参加頂いた恩師の先生方へは感謝の気持ちをこめて、お礼状や記念品を送ると良いでしょう。 記念品には同窓会当日の写真やフォトブック・サイン色紙などが喜ばれます。

    お礼状の文面例

    拝啓 季節の挨拶
    先日は同窓会に出席頂きまして誠に有難うございました。
    お陰で、楽しい同窓会になり幹事としてもうれしく思っています。(等の内容)
    当日の写真を同窓致しました。
    少しではありますが、同窓会の記念にアルバムに納めて頂ければ嬉しく思います。(等、写真に関すること)

    それでは、暖冬とは言いましてもまだまだ寒い日が続きます。 風邪などひかれませんようようお気をつけ下さい。(等、労り系の文章) 敬具

    開催後も交流を持ちましょう(イベントやサブサークルの企画)

    同窓会が盛り上がる程、終わるのは名残惜しいもので、たった一日では話足りない参加者も多いはずです。 幹事メンバーは、同窓会終了後も同窓生同士で交流がもてるプラットフォームをインターネット上に作ったり、定期的なイベント開催をすると良いでしょう。 また、繋がりをきらさない為に、幹事は4年や、5年おきに大きな同窓会を企画するとよいでしょう。

    同窓会後のおすすめイベント
    • クラス会や部活での小グループ飲み会
    • BBQ(家族同伴 OK にしても面白いです)
    • ゴルフコンペ
    • フットサルや親父バンドなどのサブサークル活動
    • etc.

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